Registro horario en teletrabajo: cómo cumplir la ley con empleados remotos

El teletrabajo no exime de nada en materia de registro de jornada: la empresa sigue obligada a llevar un control fiable de la hora de inicio y fin de la jornada, esté el empleado en la oficina o en su casa. La diferencia es que la Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia, añade obligaciones específicas para este escenario.

La base legal no cambia, se refuerza

El origen de la obligación de registro sigue siendo el Real Decreto-ley 8/2019, que modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y que se aplica a toda la plantilla, en remoto o presencial. La Ley 10/2021 lo reafirma expresamente para el ámbito del teletrabajo en su artículo 14: el sistema debe reflejar fielmente el tiempo efectivo de trabajo, incluyendo inicio y fin, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que pueda pactarse.

Qué exige específicamente la Ley 10/2021

1. Acuerdo de trabajo a distancia por escrito Antes de que el empleado empiece a teletrabajar de forma regular (según la ley, al menos el 30% de la jornada en un periodo de referencia de 3 meses, o el equivalente proporcional), debe firmarse un acuerdo por escrito. Este acuerdo debe incluir, entre otros puntos, el sistema de control horario que se va a aplicar, el horario de trabajo, las reglas de disponibilidad y los gastos derivados del teletrabajo y su compensación.

2. Medios a cargo de la empresa La responsabilidad de registrar la jornada es de la empresa, que debe proporcionar los medios necesarios (app, plataforma, equipo) sin coste alguno para el trabajador.

3. Conservación de los registros Igual que en el trabajo presencial: 4 años de conservación, accesibles para el trabajador, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo.

4. Proporcionalidad y respeto a la intimidad La ley es explícita: el uso de tecnología para registrar la jornada no puede convertirse en una forma de vigilancia constante. El control debe limitarse a verificar el cumplimiento horario, no a monitorizar en detalle la actividad del empleado.

5. Prohibición de exigir apps en dispositivos personales La empresa no puede obligar a instalar programas de fichaje en el móvil u ordenador personal del trabajador; debe facilitar un medio propio o compatible sin invadir el dispositivo particular.

6. Derecho a la desconexión digital Recogido en el artículo 18 de la ley: fuera de la jornada registrada, el trabajador no está obligado a responder comunicaciones laborales. Un sistema de fichaje mal configurado (por ejemplo, que envíe notificaciones fuera de horario) puede entrar en conflicto con este derecho.

Cómo elegir el sistema de fichaje adecuado para remoto

Para teletrabajo, lo habitual y más práctico es una combinación de:

• App móvil o web con acceso desde cualquier ubicación.
• Geolocalización opcional en el momento de fichar (no tracking continuo), útil si además hay empleados en movilidad.
• Notificaciones de recordatorio de fichaje, para minimizar olvidos sin caer en el control excesivo.

Evita sistemas que dependan de biometría (huella, reconocimiento facial): además del problema práctico obvio en remoto, en España no suelen ser legales como método de control horario.

La mayoría de los programas de control horario para pymes —y especialmente las apps de fichaje móvil— cubren bien este escenario, ya que el teletrabajo y la movilidad son uno de los casos de uso más comunes entre sus clientes.

Resumen práctico

1. Firma el acuerdo de trabajo a distancia por escrito antes de que empiece el teletrabajo regular, incluyendo el sistema de control horario acordado.
2. Facilita un método de fichaje sin coste para el trabajador y sin instalar nada en su dispositivo personal.
3. Usa geolocalización puntual si la necesitas, nunca seguimiento continuo.
4. Conserva los registros 4 años y ponlos a disposición de quien corresponda.
5. Respeta la desconexión digital fuera del horario registrado.