Ley de control horario en España: qué dice y cómo cumplirla en 2026

Desde 2019, registrar la jornada laboral de cada trabajador ya no es opcional para ninguna empresa española, sea cual sea su tamaño o sector. Esta guía resume, en lenguaje claro, qué exige la ley, cómo cumplirla y qué riesgo asume una empresa que no lo hace.

Aviso: este contenido es informativo y no sustituye el asesoramiento de un graduado social o abogado laboralista para tu caso concreto. Las cuantías de sanciones pueden actualizarse; verifica siempre la normativa vigente.

Qué es el Real Decreto-ley 8/2019

El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, modificó el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores para añadir un nuevo apartado, el 34.9. Este apartado obliga a todas las empresas a garantizar el registro diario de la jornada de su plantilla, con el horario concreto de inicio y fin de cada persona trabajadora.

La norma entró en vigor el 12 de mayo de 2019 y, a diferencia de la obligación de registro que ya existía antes solo para contratos a tiempo parcial, ahora afecta también a los contratos a jornada completa.

A quién afecta

La obligación alcanza a:

• Empresas de cualquier tamaño, desde autónomos con un solo empleado hasta grandes corporaciones.
• Todos los sectores de actividad, salvo las excepciones legales muy limitadas (relaciones laborales de carácter especial con regulación propia, como el personal de alta dirección).
• Trabajadores a jornada completa y a tiempo parcial.
• Personal en teletrabajo, donde el registro es igualmente exigible y suele apoyarse en herramientas digitales.

Qué hay que registrar exactamente

La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS), a través de su Criterio Técnico 101/2019, aclaró que no basta con anotar el número total de horas trabajadas al día. El registro debe reflejar:

• La hora exacta de inicio de la jornada.
• La hora exacta de finalización.
• De forma que permita comprobar el cumplimiento tanto de la jornada pactada como de los descansos legalmente establecidos.

No existe un modelo oficial único: la empresa puede usar papel, una hoja de Excel o un software especializado, siempre que el sistema sea fiable, objetivo y accesible para la plantilla, sus representantes legales y la propia Inspección.

Cómo conservarlo

Los registros deben conservarse durante 4 años y permanecer a disposición de:

• Las personas trabajadoras.
• Sus representantes legales (comité de empresa, delegados de personal).
• La Inspección de Trabajo, que puede requerirlos en cualquier momento.

Qué pasa si no se cumple

El incumplimiento del registro horario está tipificado como infracción grave en el artículo 7.5 del texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS, Real Decreto Legislativo 5/2000). Las infracciones graves se sancionan, según su grado, dentro de una horquilla que puede ir aproximadamente de los 750 € a los 7.500 € por infracción, pudiendo agravarse si afecta a varios trabajadores o se detecta reincidencia.

Además del riesgo económico directo, la ausencia de registro horario dificulta a la empresa defenderse en reclamaciones de horas extra, ya que traslada la carga de la prueba y los tribunales tienden a dar credibilidad al cálculo del trabajador cuando la empresa no puede aportar un registro fiable.

Cómo cumplir sin complicarte

Para una pyme, las opciones más habituales son:

1. Excel o papel: válido legalmente, pero poco práctico a partir de cierto número de empleados, propenso a errores y difícil de auditar.
2. Software de control horario: automatiza el fichaje (app móvil, geolocalización, PIN, QR), genera informes listos para la Inspección y se integra con nóminas. Es la opción que recomendamos a partir de 5-10 empleados.

Evita basar el fichaje solo en huella dactilar o reconocimiento facial: en España no suele ser legal como método de control horario. Y si tienes personal en remoto, revisa también las particularidades del registro horario en teletrabajo.

Si quieres comparar las herramientas más usadas en España, consulta nuestra guía Los mejores programas de control horario.

Preguntas frecuentes

¿El registro horario es obligatorio para autónomos con empleados? Sí. La obligación no depende del tamaño de la empresa, sino de la existencia de personal contratado por cuenta ajena.

¿Sirve un Excel para cumplir la ley? Sí, siempre que registre la hora exacta de entrada y salida, sea fiable y esté disponible para trabajadores e Inspección. El riesgo es la falta de trazabilidad y los errores manuales.

¿Hace falta registrar también las pausas o el teletrabajo? La ley exige registrar el inicio y fin de la jornada; muchos convenios y buenas prácticas recomiendan además registrar las pausas. En teletrabajo la obligación es la misma que en presencial.